AVG/Privacy

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

• Het is Europese wetgeving die in alle lidstaten van de EU op 25 mei 2018 van kracht wordt.
• Het regelt de rechten van de burger door o.a. inzage-, wijzigings- en verwijderingsrecht van persoonsgegevens.
• Organisaties hebben een verantwoordingsplicht naar betrokkenen over welke informatie, waar en hoe wordt verwerkt.
• Het doel, de wettelijke grondslag met wie de informatie wordt gedeeld, de bewaartermijn en de mate van beveiliging dienen inzichtelijk te zijn voor elke betrokkene.
• Incidenten met gevoelige gegevens dienen binnen 72 uur gemeld te worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en in de meeste gevallen ook aan de betrokkenen. Dit is ook bekend onder de naam 'Meldplicht datalekken'.
• 'De verhouding tussen de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ (vaak MKV’29) en de ‘verwerker’ (alle organisaties die handelen in opdracht van MKV’29), dient duidelijk te zijn geregeld.
• De Autoriteit Persoonsgegevens ziet toe op de naleving en heeft een ruime boetebevoegdheid.

Wat is een persoonsgegeven?

• Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail, BSN, etc.
• De AVG maakt een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens en bijzondere categorieën persoonsgegevens. Het gaat dan om gegevens die extra gevoelig zijn.
• Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid en gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
• Naast de bijzondere persoonsgegevens zijn ook financiële- en locatiedata, strafrechtelijke gegevens en het nationaal identificatienummer (BSN) gevoelige persoonsgegevens.

De actoren

Verwerkingsverantwoordelijke
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerker en sub-verwerker
Een verwerker is eveneens een natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens verwerkt.

Ontvanger
Een ontvanger is wederom een natuurlijke persoon of rechtspersoon aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.

Verwerking en verwerkingsdoel

• MKV’29 heeft haar processen zodanig ingericht dat zij voldoet aan de AVG. Verwerkingen die buiten de processen plaatsvinden dienen getoetst te worden aan de onderstaande criteria.
• Persoonsgegevens moeten op een wijze worden verwerkt die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is.
• Persoonsgegevens moeten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en mogen vervolgens niet verder op een onverenigbare wijze worden verwerkt.
• Persoonsgegevens moeten toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
• Persoonsgegevens dienen juist te zijn en zo nodig te worden geactualiseerd; alle redelijke maatregelen moeten worden genomen om de persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren.
• Persoonsgegevens moeten door het nemen van passende technische en organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is.

Wettelijke grondslagen

Op grond van de AVG mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven gerechtvaardigd doel. Een organisatie mag alleen persoonsgegevens verwerken op grond van een van de zes in de AVG genoemde rechtsgrondslagen. Deze zijn: 

Uitdrukkelijke toestemming
De betrokkene heeft uitdrukkelijk en ondubbelzinnig toestemming verleend voor de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Uitvoering van een overeenkomst
Als er met iemand een overeenkomst wordt gesloten kunnen de persoonsgegevens voor het doel waarvoor deze zijn verkregen worden verwerkt.

Wettelijke verplichting
Persoonsgegevens mogen worden verwerkt indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke verplichting.

Bescherming van vitale belangen
Het is ook toegestaan persoonsgegevens te verwerken als dit noodzakelijk is om vitale belangen van de betrokkene of een andere persoon te beschermen. Denk bijvoorbeeld aan acute dringende noodzakelijke medische hulp die aan een persoon moet worden verleend.

Vervulling van een taak van algemeen belang of voor de uitoefening van het openbaar gezag
Verwerking van persoonsgegevens is voorts toegestaan indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of voor het uitoefenen van het openbaar gezag. De grondslag voor de gegevensverwerking door MKV’29 is de uitoefening van het openbare gezag dat aan haar is opgedragen. 

Behartiging van gerechtvaardigde belang
Tenslotte kunnen persoonsgegevens worden verwerkt indien dit noodzakelijk is ter behartiging van een gerechtvaardigd belang van de betrokkene of een derde, maar alleen indien de belangen en rechten van de betrokkene niet zwaarder wegen. Hoe gevoeliger de persoonsgegevens zijn die op deze grondslag worden verwerkt, hoe zwaarder de belangen en rechten van de betrokkene zullen wegen.

Transparantie

• Een privacyverklaring geeft de betrokkene inzicht in de wijze waarop MKV’29 omgaat met persoonsgegevens. Deze staat op de site van MKV’29.
• De rechten van de betrokkene worden door MKV’29 gerespecteerd. De rechten zijn terug te vinden in de privacyverklaring van MKV’29.
• Klachten van betrokkene aangaande de verwerking van persoonsgegevens worden afgewikkeld door het bestuur van MKV’29.
• Incidenten met persoonsgegevens dienen gemeld te worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en eventueel aan de betrokkenen.
• Het bestuur van MKV’29 houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens.

Recht van betrokkenen

Recht op inzage
MKV’29 geeft aan iedere betrokkene inzage omtrent alle over hem verzamelde persoonsgegevens. Verstrekking kan mondeling en/of schriftelijk worden gedaan.

Recht op wijziging
Indien de informatie onjuist is dient MKV’29 deze, op verzoek van betrokkene, zo snel mogelijk aan te passen.

Recht om vergeten te worden
Indien er persoonsgegevens aanwezig zijn bij MKV’29 die niet onder een wettelijke bewaartermijn vallen en ook niet langer bewaard dienen te worden, kan een betrokkene een verzoek tot verwijdering indienen. Deze zal veelal gehonoreerd worden door MKV’29.

Recht op beperking van verwerking
Dit recht kan worden uitgeoefend indien persoonsgegevens worden betwist, onrechtmatig zijn verwerkt of in afwachting van een belangenafweging. De verwachting is dat MKV’29 hier niet vaak mee zal worden geconfronteerd. 

Recht op dataportabiliteit
Betrokkene heeft het recht zijn gegevens mee te nemen naar een derde partij.

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming 
Betrokkene heeft het recht om niet onderworpen te worden aan besluitvorming die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, zoals profilering. Hij kan hiertegen bezwaar maken.

Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

• Is de toezichthouder voor Nederland die samenwerkt met alle andere Europese toezichthouders. 
• De AP houdt onafhankelijk toezicht in Nederland op alle organisaties die persoonsgegevens verwerken.
• Het toezicht voert zij uit in samenwerking met de Functionaris Gegevensbescherming die bijna iedere organisatie heeft (ook MKV’29). De secretaris van MKV’29 is voor de vereniging de betreffende Functionaris.
• De AP geeft voorlichting en heft een klachtenloket waar iedereen terecht kan voor vragen over uiteenlopende zaken die betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens.
• De AP kan boetes opleggen bij overtredingen.

 ---------------------------

Privacy Verklaring
Voetbalvereniging RK vv MKV’29 hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. 

MKV’29 houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Verklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als MKV’29 zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Persoonsgegevens
De volgende gegevens worden gevraagd aan elk lid of vrijwilliger van MKV’29  en verwerkt in Sportlink (ledenbeheersysteem van de KNVB) en het CMS van de website. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt. Het doel van deze gegevens is om te onderzoeken of je lid kan worden en voor het uitvoeren van het lidmaatschap.

• Achternaam
• Roepnaam
• Voorletters
• Geboortedatum
• legitimatietype (verplicht vanaf 16 jaar)
• legitimatienummer
• Postcode
• Huisnummer
• Toevoeging (huisnummer)
• Straatnaam
• Plaats
• Telefoonnummer
• Mobiel nummer
• E-mail adres
• Rekeningnummer (voor de automatische betaling contributie)
• Rekeningnummer tenaamstelling

Eventueel voor jeugdleden:

• Telefoonnummers ouders
• E-mail adres ouders

Deze gegevens worden bewaard gedurende het lidmaatschap. Indien je geen lid wordt of kan worden zullen deze gegevens zo snel mogelijk, doch uiterlijk na zes maanden, weer worden verwijderd. Na het opzeggen van het lidmaatschap zullen de naam, adres, woonplaats, telefoonnummer{s), e-mailgegevens en geboortedatum slechts worden bewaard voor historische doeleinden zoals reünies en jubilea.

Verstrekking aan derden
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verwerkers zijn o.a. Sport Fryslân en Sportlink. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Privacy niveaus binnen Sportlink
Een privacy niveau is persoonlijk. Het privacy niveau bepaalt welke van jouw persoonsgegevens met anderen gedeeld worden. Elk individu heeft een eigen persoonlijk privacy niveau.

Personen die gebruik maken van de Voetbal.nl app of de KNVB Wedstrijdzaken app hebben de keuze uit 3 niveaus: Afgeschermd, Normaal en Beperkt.

• Afgeschermd. Met dit privacy niveau worden personen als Afgeschermd getoond. Personen kunnen niet worden gevonden bij zoekopdrachten. Uitzondering op deze situatie is de ondersteuning van officiële processen als het Digitaal Wedstrijdformulier. Persoonsgegevens die nodig zijn om iemand tijdens het proces te legitimeren zijn beschikbaar voor de gebruiker.
• Normaal. Met dit privacy niveau worden alle persoonsgegevens van een persoon beschikbaar gesteld aan anderen.
• Beperkt. Met dit privacy niveau maken personen zich in de app bekend aan anderen. Personen kunnen worden gezocht en gevonden. Van deze personen is geen foto beschikbaar voor anderen.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Middels uw aanmelding geeft u expliciet toestemming voor de verwerking van de gegevens t.b.v. het lidmaatschap.

Fotoprotocol
MKV’29 hanteert een fotoprotocol voor het plaatsen van foto’s op de website van MKV’29 en voor social media zoals facebook, twitter, instagram en groeps-Whatsapps van teams. In dit protocol kunt u de regels lezen waaraan MKV’29 zich houdt als het gaat om foto’s van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media
MKV’29 beheert de website www.mkv29.nl. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden;

Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij MKV’29. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging;

Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden;

Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;

Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van MKV’29 als de ouders bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur minimaal twee à drie kinderen op een foto;

Op de foto’s zijn de kinderen gekleed in MKV’29 gerelateerde trainings- of

Wedstrijdkleding; minimaal een korte broek met T-shirt of vrijetijdskleding;

Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij MKV’29 zoals leden van het bestuur, begeleiders, trainers van de teams Als hij/zij het hiermee niet eens is wordt de achternaam verwijderd;

Ook bij de spelerspasfoto worden achternamen op de website getoond, de CMS software biedt geen mogelijkheid dit uit te zetten behalve dan door de speler en pasfoto niet te tonen/te anonimiseren;

Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor de club zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers van de teams;

Als ouders/verzorgers problemen hebben met een foto of foto’s dan kan in overleg met deze persoon besloten worden de foto’s te verwijderen;

Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto’s van wel hun kind(eren) dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Deze personen komen dan op een lijst te staan waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto’s op de website. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen;

Binnen veel teams wordt gebruikt gemaakt van Whatsapp-groepen. Dus ook hierbij geldt: minimaal twee à drie kinderen op een foto en netjes gekleed. En als ouders niet willen dat hun kind op de foto staat moeten de begeleiders hier rekening mee houden;

Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de eigen MKV’29 website.

Maken van foto- en video-opnames
Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen/kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.

Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn:

a. wedstrijden en (officiële) toernooien;

b. verenigingsactiviteiten;

c. tijdens trainingen.

Binnen MKV’29 is het niet toegestaan foto’s en of opnames te maken in de kleedkamer of doucheruimtes;

Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen mits het eigen kind betreft, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor;

Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;

Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;

In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het hoofdbestuur. Ouders van jeugdleden en leden die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur;

Bezoekers kunnen ongewild op een foto- en/of video-opname komen. Ook hier geldt dat bezwaar kan worden gemaakt.

Bezwaar maken
Middels een formulier op de website onder AVG/Privacy kunnen leden/ouders/bezoekers aangeven als u wilt dat een foto moet worden verwijderd of dat er anderszins iets wat uw privacy aangeeft moet worden gewijzigd.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens MKV’29 van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacy Verklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Het bestuur

------------------------------